El Sistema de Gestión Documental (SGD) es una herramienta que permite a las empresas y organizaciones gestionar sus documentos de manera eficiente y ordenada. Este sistema permite el control de los documentos desde su creación hasta su eliminación, pasando por su distribución, revisión y aprobación.
¿Qué es un SGD?
Un SGD es un conjunto de procesos, procedimientos y herramientas que permiten la gestión de los documentos de una organización. Este sistema permite el acceso a los documentos por parte de los usuarios autorizados, la revisión y aprobación de los mismos, la eliminación de documentos obsoletos y la conservación de los documentos importantes para la organización.
¿Por qué es importante un SGD?
Un SGD es importante porque permite a las empresas y organizaciones tener un control eficiente de sus documentos. Este control permite una gestión más eficiente de los documentos, evita la pérdida de documentos importantes y reduce el tiempo y los costos asociados a la gestión de documentos.
¿Cómo funciona un SGD?
Un SGD funciona mediante la implementación de procesos y procedimientos que permiten la gestión de los documentos. Estos procesos y procedimientos incluyen la creación de documentos, la revisión y aprobación de los mismos, la distribución de los documentos a los usuarios autorizados, la eliminación de documentos obsoletos y la conservación de los documentos importantes para la organización.
¿Qué beneficios aporta un SGD?
- Permite una gestión más eficiente de los documentos.
- Evita la pérdida de documentos importantes.
- Reduce el tiempo y los costos asociados a la gestión de documentos.
- Permite el acceso a los documentos por parte de los usuarios autorizados.
- Permite la revisión y aprobación de los documentos.
- Permite la eliminación de documentos obsoletos.
- Permite la conservación de los documentos importantes para la organización.
Conclusiones
El Sistema de Gestión Documental (SGD) es una herramienta importante para las empresas y organizaciones que desean gestionar sus documentos de manera eficiente y ordenada. Este sistema permite el control de los documentos desde su creación hasta su eliminación, pasando por su distribución, revisión y aprobación. Un SGD aporta beneficios como una gestión más eficiente de los documentos, evita la pérdida de documentos importantes, reduce el tiempo y los costos asociados a la gestión de documentos, permite el acceso a los documentos por parte de los usuarios autorizados, permite la revisión y aprobación de los documentos, permite la eliminación de documentos obsoletos y permite la conservación de los documentos importantes para la organización.
